工程造價(jià)業(yè)務(wù)技術(shù)檔案管理制度
2016-10-18 17:26:33
為規(guī)范公司工程造價(jià)檔案管理，增強(qiáng)公司檔案的實(shí)用性和有效性，特制定本制度。切實(shí)加強(qiáng)對我公司技術(shù)檔案的管理，做到業(yè)務(wù)技術(shù)檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)技術(shù)檔案的科學(xué)管理和有效利用，特制定如下管理制度。
第一章 總 則
1.1業(yè)務(wù)技術(shù)檔案管理制度依據(jù)《中華人民共和國檔案法》制定。
??? 1.2業(yè)務(wù)技術(shù)檔案管理工作應(yīng)做到及時(shí)、準(zhǔn)確，并嚴(yán)格執(zhí)行保密的有關(guān)規(guī)定。
1.3業(yè)務(wù)技術(shù)檔案是在預(yù)結(jié)（決）算、審計(jì)等活動中形成的、具有保存價(jià)值的、并按歸檔制度保存起來的技術(shù)文件材料。主要形式有圖紙、圖表、文字、聲像等。
1.4業(yè)務(wù)技術(shù)檔案管理是企業(yè)管理的重要組成部分，技術(shù)檔案是企業(yè)的寶貴材富，各部門要對技術(shù)文件的整理和歸檔工作高度重視。
1.5業(yè)務(wù)技術(shù)檔案管理工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，由總工程師直接領(lǐng)導(dǎo)技術(shù)檔案管理工作，堅(jiān)持集中統(tǒng)一和分級管理相結(jié)合的原則，維護(hù)檔案的完整與安全，任何個(gè)人不得將公司技術(shù)檔案據(jù)為己有。
1.6業(yè)務(wù)技術(shù)檔案管理人員必須由熱心檔案事業(yè)，由具有較好檔案管理基礎(chǔ)的工程技術(shù)人員擔(dān)任。
第二章?? 技術(shù)資料的形成和歸檔
2.1在工作中形成的各種材料，由技術(shù)負(fù)責(zé)人作好日常積累、整理和歸檔工作。
2.2歸檔材料必須真實(shí)、完整、系統(tǒng)。
2.3歸檔材料必須符合國家規(guī)定的文件格式的有關(guān)要求，書寫工整、裝訂成冊，適宜長期保存。
2.4各部門應(yīng)重視和支持技術(shù)檔案資料的立卷歸檔工作。技術(shù)檔案資料由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人在該項(xiàng)目報(bào)告出具后十日內(nèi)，將需存檔的資料進(jìn)行分類整理(詳見附錄)、并移交技術(shù)檔案管理人員進(jìn)行裝訂。任何人不得將應(yīng)存檔的資料據(jù)為已有，不得以任何理由拖延歸檔。
2.5技術(shù)檔案管理人員將收集的資料應(yīng)及時(shí)在五日內(nèi)整理、頁碼編號、立卷和歸檔。
2.6歸檔資料：主要由結(jié)論性文件資料、證明性文件資料、相關(guān)性文件資料組成。
2.6.1結(jié)論性文件資料內(nèi)容和排列
（1） 工程造價(jià)咨詢報(bào)告書正本；
（2） 工程結(jié)算審核定案書；
（3） 工程造價(jià)審核報(bào)告簽發(fā)的報(bào)告擬稿紙。
2.6.2證明性文件資料內(nèi)容和排列
（1）工程造價(jià)咨詢單位資料
a、工程結(jié)算書、工程計(jì)算底稿；
b、技術(shù)文件，包括各類分析說明文件、測算書、材料價(jià)格統(tǒng)計(jì)匯總表及有關(guān)咨詢單位的相關(guān)資料等；
c、工程類別核定單。
（2）業(yè)主(或委托方)提供資料
a、提供的主要文件:《委托方提供資料清單》（見附件），項(xiàng)目建議書及批件、設(shè)計(jì)方案、招標(biāo)文件、工程承包合同、工程預(yù)（結(jié)）算書、設(shè)計(jì)變更單（或清單）、施工簽證（或清單）、甲供料明細(xì)單等；
b、咨詢過程中形成的主要文件：各種調(diào)查材料、采集數(shù)據(jù)、取證材料、會議紀(jì)要、文函等。
（3）承包方提供的資料：
承包方的企業(yè)資質(zhì)、取費(fèi)證書等。
2.6.3相關(guān)性文件資料內(nèi)容和排列
（1）工程造價(jià)咨詢合同、司法鑒定委托書；
（2）咨詢單位作業(yè)計(jì)劃書；
（3）《工程造價(jià)咨詢質(zhì)量控制流程單》原件；
（4）工程施工圖和竣工圖一般不納入歸檔范圍。如設(shè)計(jì)變更單位和施工簽證較多，可用清單形式歸檔，原件由委托方保存；
（5）審計(jì)報(bào)告簽收單；
（6）卷內(nèi)備考表。
2.7歸檔時(shí)間：工作中的技術(shù)文件材料，次年一季度歸檔；預(yù)結(jié)（決）算等文件材料，成果鑒定后一個(gè)月內(nèi)歸檔；圖紙?jiān)陬A(yù)結(jié)（決）算完成后無誤一個(gè)月內(nèi)歸檔，設(shè)備器材文件材料驗(yàn)收合格后歸檔；外購設(shè)備技術(shù)資料，開箱時(shí)立即歸檔；外單位委托本公司的設(shè)計(jì)圖紙預(yù)結(jié)（決）算成套圖紙資料，完成后歸檔一套。
2.8歸檔份數(shù)：一般檔案歸檔兩份；重要檔案歸檔三份；需要向上級檔案館移交的檔案歸檔三份；聲像、光盤等資料全部歸檔。
2.9業(yè)務(wù)檔案管理人員對保存的技術(shù)檔案要定期進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告，妥善解決。
2.10業(yè)務(wù)檔案管理人員必須熟悉公司管理檔案的歷史和現(xiàn)狀情況，積極為技術(shù)檔案的利用提供便利。
第三章?? 分類目錄與檢索
3.1業(yè)務(wù)檔案的分類要遵循文件材料的自然形成規(guī)律，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系，以及便于保管、查詢、利用的原則。
3.2業(yè)務(wù)檔案分類編號嚴(yán)格《企業(yè)檔案分類編號辦法》執(zhí)行。
3.3各類業(yè)務(wù)檔案要根據(jù)實(shí)際需要編制檔案檢索工具，并逐步采用現(xiàn)代化技術(shù)，應(yīng)用計(jì)算機(jī)存貯和檢索檔案。
第四章? 日常管理與借閱
4.1接收業(yè)務(wù)檔案必須認(rèn)真驗(yàn)收，確保業(yè)務(wù)檔案的成套性和完整性，并辦理交接手續(xù)。
4.2存放業(yè)務(wù)檔案必須有專用柜，排架一律從左到右，從上到下。
4.3業(yè)務(wù)檔案管理人員要嚴(yán)格按照技術(shù)檔案管理有關(guān)規(guī)定辦理借閱手續(xù)，借閱檔案，要說明借閱的目的和歸檔時(shí)間，由借閱人在“借閱檔案登記簿”上登記，并及時(shí)將借出的案卷催交收回。
4.4借閱的業(yè)務(wù)檔案資料，未經(jīng)辦公室主任的同意不得擅自帶出單位，不得涂改、拆卷、轉(zhuǎn)借，用后及時(shí)歸還。
4.5查閱、借閱業(yè)務(wù)檔案人員，必須嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定。借閱的業(yè)務(wù)檔案、資料不得擅自復(fù)制，確定需復(fù)制須經(jīng)辦公室主任同意。
4.6非本公司人員查閱業(yè)務(wù)技術(shù)檔案，需持單位介紹信，經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)后方可調(diào)閱，并根據(jù)業(yè)務(wù)技術(shù)檔案的性質(zhì)和內(nèi)容決定是否允許查閱者復(fù)印或摘錄其中的有關(guān)內(nèi)容。
4.7職工調(diào)離本公司必須歸檔所借業(yè)務(wù)技術(shù)檔案，經(jīng)檔案管理部門蓋章后，方可辦理離職手續(xù)。
4.8藍(lán)圖按四號圖大小，琴式折疊裝盒存放。
4.9底圖一律不得外借，并嚴(yán)格保持與藍(lán)圖的一致性。
4.10每年對所存業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行一次全面檢查，做到帳物相符，對所有受損業(yè)務(wù)檔案及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)、復(fù)制。
4.11業(yè)務(wù)檔案庫房要具備良好的衛(wèi)生環(huán)境，并做好防火、防盜、防潮、防塵、防光、防有害生物等的安全措施。
第五章?? 保存期限與密級
5.1保存期限：在造價(jià)咨詢中需要長期利用的業(yè)務(wù)技術(shù)檔案，列為永久保管（10年以上）；較長時(shí)間需要查考利用的檔案，列為長期保管（16～50年）；短時(shí)間內(nèi)需要查考利用的檔案，列為短期保管（6年以下）。
5.2業(yè)務(wù)技術(shù)檔案鑒定每2～3年進(jìn)行一次。
5.3業(yè)務(wù)技術(shù)檔案銷毀必須嚴(yán)格、慎重。對通過鑒定無保存價(jià)值的技術(shù)檔案，必須登記造冊，經(jīng)總工程師和主管部門批準(zhǔn)后，由保衛(wèi)科和檔案室共同監(jiān)督銷毀。
5.4檔案密級：業(yè)務(wù)技術(shù)檔案共分絕密、機(jī)密和秘密三級，其確定標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)格按《科技保密條例》執(zhí)行。絕密檔案不準(zhǔn)外借，經(jīng)主管部門和總工程師簽字批準(zhǔn)可以在檔案室查閱，如需摘錄，必須登記；機(jī)密檔案經(jīng)總工程師批準(zhǔn)可以在檔案室查閱或借閱；秘密檔案持本公司證明信可以到檔案室查閱或借閱。
第六章? ?業(yè)務(wù)技術(shù)檔案管理的法律責(zé)任
6.1對于損壞、丟失或擅自銷毀技術(shù)檔案，擅自提供、抄錄、公布業(yè)務(wù)技術(shù)檔案，涂改偽造業(yè)務(wù)技術(shù)檔案，出賣業(yè)務(wù)技術(shù)檔案，倒賣技術(shù)檔案或擅自把技術(shù)檔案賣給其他公司，攜帶禁止出本公司的技術(shù)檔案及其復(fù)制品出本公司，玩忽職守造成技術(shù)檔案損失的行為，根據(jù)情節(jié)輕重給予行政處分，造成損失的，責(zé)令賠償損失，構(gòu)成犯罪的，追究其刑事責(zé)任。
6.2凡使用業(yè)務(wù)技術(shù)保密檔案者，必須承擔(dān)保密義務(wù)，如果造成失密或泄密必須承擔(dān)法律責(zé)任。
該制度自公布之日起實(shí)施。
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